Vuokralaisen valinta – luottotiedot, syrjintäkielto ja tietosuoja

Vuokralaisen valinta on vuokranantajan tärkein yksittäinen päätös. Hyvin valittu vuokralainen maksaa ajallaan ja pitää asunnosta huolta, ja huonosti hoidettu valinta voi johtaa vuokrarästeihin ja häätöön.

Tässä oppaassa käydään läpi valinnan oikeudelliset rajat, se, mitä hakijalta saa kysyä, luottotietojen tarkistus, haastattelu ja suositukset sekä hakemusten säilytys. Vuokraamisen kokonaisuus on koottu pilariartikkeliin asunnon vuokraaminen.

Syrjintäkielto vuokralaisen valinnassa

Yhdenvertaisuuslakia sovelletaan sekä julkisessa että yksityisessä toiminnassa. Sen ulkopuolelle jää vain yksityis- ja perhe-elämän piiriin kuuluva toiminta sekä uskonnonharjoitus. Kun tarjoat asuntoa vuokralle, toimit siis lähtökohtaisesti lain piirissä.

Lain mukaan ketään ei saa syrjiä iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen toiminnan, ammattiyhdistystoiminnan, perhesuhteiden, terveydentilan, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Kielto koskee myös oletukseen perustuvaa syrjintää.

Syrjinnän muoto	Mitä se tarkoittaa	Esimerkki vuokrauksessa
Välitön syrjintä	Henkilöä kohdellaan henkilöön liittyvän syyn vuoksi epäsuotuisammin kuin muita vertailukelpoisessa tilanteessa.	Ilmoituksessa ”ei lapsiperheitä” tai hakijan hylkääminen äidinkielen vuoksi
Välillinen syrjintä	Näennäisesti neutraali sääntö asettaa jonkun huonompaan asemaan, eikä sille ole hyväksyttävää tavoitetta tai keinot eivät ole asianmukaisia ja tarpeellisia.	Vaatimus, joka ei liity maksukykyyn tai asunnon hoitoon mutta karsii käytännössä tietyn ryhmän
Ohje syrjiä	Myös ohje tai käsky syrjiä on syrjintää.	Vuokranantaja pyytää välittäjää karsimaan hakijat nimen perusteella

Erilainen kohtelu ei ole syrjintää, jos sillä on perus- ja ihmisoikeuksien kannalta hyväksyttävä tavoite ja keinot ovat oikeasuhtaisia. Tämä poikkeus ei kuitenkaan koske erilaista kohtelua etnisen alkuperän perusteella.

Syrjinnän kohteeksi joutuneella on oikeus saada hyvitys tavaroiden tai palveluiden tarjoajalta, joka on syrjinyt häntä. Syrjintä elinkeinotoiminnassa on lisäksi rikoslaissa rangaistava teko.

Hyväksyttävät valintaperusteet

Hyviä valintaperusteita ovat seikat, jotka kertovat suoraan siitä, maksaako hakija vuokran ja hoitaako hän asuntoa huolellisesti. Kirjaa perusteet itsellesi ennen ilmoituksen julkaisemista ja käytä samoja perusteita kaikkiin hakijoihin.

Peruste	Miten selvität
Maksukyky	Työsopimus, palkkalaskelma, opiskelutodistus tai muu selvitys tuloista
Luottotiedot	Tarkistus luottotietorekisteristä hakijalle etukäteen kerrottuna
Aiemmat vuokrasuhteet	Edellisen vuokranantajan suositus hakijan luvalla
Vakuus	Kyky asettaa sovittu vakuus, esimerkiksi rahana, henkilötakauksena tai Kelan maksusitoumuksena
Sopimusehtojen hyväksyminen	Esimerkiksi lemmikkejä tai kotivakuutusta koskevat ehdot

Älä hylkää hakijaa lasten, iän, terveydentilan tai alkuperän vuoksi. Jos jokin vaatimus karsii käytännössä tietyn ryhmän, varmista, että se liittyy oikeasti vuokranmaksuun tai asunnon hoitoon.

Vuokrailmoitus houkuttelee oikeat hakijat

Hyvä ilmoitus säästää aikaa, koska hakijat tietävät ehdot jo etukäteen. Kerro ilmoituksessa ainakin vuokra, vakuuden määrä, vuokrankorotuksen peruste, vapautumispäivä ja sopimustyyppi. Mainitse myös, että luottotiedot tarkistetaan ja mistä rekisteristä ne haetaan.

Kerro ehdot, joista ei neuvotella, kuten tupakointikielto tai lemmikkejä koskeva linjaus. Energiatodistuslain mukaan vuokrailmoituksessa on mainittava rakennuksen energiatehokkuustunnus, todistuksen on oltava nähtävillä esittelyssä, ja se on annettava vuokralaiselle. Todistusta ei tarvita esimerkiksi enintään vuoden määräaikaisessa vuokrauksessa eikä alivuokrauksessa.

Mitä hakijalta saa kysyä?

Tietosuojasääntelyn perusperiaate on, että keräät vain tarpeelliset tiedot. Korkein hallinto-oikeus katsoi ratkaisussa KHO 2023:56, että vuokraustoimintaa harjoittava yhtiö ei ollut osoittanut tarvetta kerätä säännönmukaisesti asuntoa hakevien perheiden alaikäisten lasten henkilötunnuksia. Käytäntö rikkoi tietojen minimoinnin periaatetta.

Tieto	Saako kysyä?	Huomioitavaa
Nimi ja yhteystiedot	Kyllä	Tarvitaan hakemuksen käsittelyyn.
Henkilötunnus	Kyllä, sopimusvaiheessa	Tietosuojalaki sallii henkilötunnuksen käsittelyn yksilöimiseksi vuokraustoiminnassa. Henkilöllisyyden tunnistamiseen ei saa käyttää pelkkää henkilötunnusta tai sen ja nimen yhdistelmää.
Henkilöllisyyden todentaminen	Kyllä	Tarkista henkilöllisyystodistus. Älä säilytä siitä kopiota ilman tarvetta.
Tulot ja maksukyky	Kyllä	Pyydä vain se, mikä riittää maksukyvyn arviointiin.
Luottotiedot	Kyllä	Kerro tarkistuksesta ja rekisteristä etukäteen.
Edellisen vuokranantajan yhteystiedot	Kyllä	Ota yhteyttä vain hakijan luvalla.
Asukkaiden määrä ja täysi-ikäisten tiedot	Kyllä	Laki velvoittaa vuokralaisen ilmoittamaan asunnossa asuvat.
Lemmikit	Kyllä	Lemmikeistä sovitaan vuokrasopimuksessa.
Lasten henkilötunnukset	Ei rutiininomaisesti	Ei yleensä tarpeellinen tieto (KHO 2023:56).
Terveys, uskonto, raskaus, perhesuunnitelmat, seksuaalinen suuntautuminen, poliittinen kanta	Ei	Eivät liity vuokrasuhteeseen, ja niiden käyttäminen valinnassa voi olla syrjintää.

Luottotietojen tarkistus

Luottotietolain mukaan henkilöluottotietoja saa käyttää huoneenvuokrasopimuksen tekemistä varten. Niitä saa käyttää myös takauksen hyväksymistä varten, jos hakija tarjoaa vakuudeksi takaajan.

Sen, joka hankkii luottotiedot tähän tarkoitukseen, on huolehdittava siitä, että hakija saa etukäteen tiedon luottotietojen käytöstä ja siitä, mistä luottotietorekisteristä ne hankitaan. Kirjaa tämä jo vuokrailmoitukseen tai hakemuslomakkeeseen. Hakijalla on oikeus saada tietää, kenelle hänen luottotietojaan on luovutettu viimeisen vuoden aikana.

Maksuhäiriömerkinnät perustuvat luottotietolaissa lueteltuihin tietoihin. Niitä ovat esimerkiksi tuomioistuimen toteama maksun laiminlyönti, ulosotossa todettu maksukyvyttömyys sekä kulutusluoton maksun laiminlyönti velkojan ilmoittamana. Merkintä kertoo maksuhistoriasta, mutta kysy tarvittaessa hakijalta, mistä se johtuu ja onko velka jo maksettu. Rekisteriin voidaan merkitä myös tieto siitä, että maksuhäiriö on syntynyt takausvastuusta.

Esittely ja haastattelu

• Kysy kaikilta hakijoilta samat kysymykset ja pyydä samat selvitykset.
• Kerro asunnon ehdot avoimesti: vuokra, vakuus, korotusperuste, lemmikki- ja tupakointiehdot sekä taloyhtiön säännöt.
• Kirjaa lyhyesti, millä perusteella valitsit tai hylkäsit hakijan.
• Älä pyydä vakuutta tai vuokraa ennen kuin sopimus on allekirjoitettu ja hakija on nähnyt asunnon. Huijausten tunnistamisesta hakijan näkökulmasta kerrotaan oppaassa vuokra-asunnon hakeminen.

Suositukset ja aiemmat vuokrasuhteet

Edellisen vuokranantajan suositus on usein paras ennuste tulevasta. Pyydä hakijalta lupa ennen yhteydenottoa ja kysy vain vuokrasuhteeseen liittyviä asioita:

• Maksoiko vuokralainen vuokran ajallaan?
• Missä kunnossa asunto oli poismuutossa, ja palautettiinko vakuus kokonaan?
• Oliko häiriöistä valituksia?
• Noudattiko vuokralainen sopimusta ja taloyhtiön sääntöjä?

Muista, että suosittelija voi olla puolueellinen kumpaankin suuntaan. Jos suosittelija haluaa päästä huonosta vuokralaisesta eroon, hän voi kehua häntä liikaa. Vertaa suositusta muuhun selvitykseen.

Valinta vaihe vaiheelta

1. Määrittele valintaperusteet ennen ilmoituksen julkaisemista.
2. Julkaise ilmoitus ilman syrjiviä rajauksia ja kerro, että luottotiedot tarkistetaan.
3. Kerää hakemukset samalla lomakkeella tai samoilla kysymyksillä.
4. Pidä esittely ja kerro kaikille samat ehdot.
5. Tarkista luottotiedot ja suositukset vain niiltä hakijoilta, jotka ovat mukana loppuvaiheessa.
6. Tee päätös kirjattujen perusteiden mukaan.
7. Vastaa kaikille hakijoille asiallisesti.
8. Tee kirjallinen vuokrasopimus ja sovi vakuudesta. Vakuus saa olla enintään kolmen kuukauden vuokra. Ks. vuokrasopimus ja vuokravakuus.
9. Tee sisäänmuuttotarkastus ennen avainten luovutusta. Ks. muuttotarkastus.
10. Hävitä valitsematta jääneiden tiedot, kun et enää tarvitse niitä.

Hakemusten säilytys ja tietosuoja

Hakijoiden tiedot ovat henkilötietoja, ja sinä vastaat niiden käsittelystä. Säilytä hakemukset turvallisesti, esimerkiksi salasanalla suojatussa kansiossa, ja anna niitä vain niille, jotka tarvitsevat niitä valinnassa, kuten käyttämällesi välittäjälle.

Kerro hakijoille, mihin tietoja käytetään ja kuinka kauan säilytät ne. Valitun vuokralaisen tietoja tarvitset koko vuokrasuhteen ajan, mutta muiden hakijoiden tietoja et yleensä tarvitse valinnan jälkeen. Henkilötietojen käsittelyä valvoo tietosuojavaltuutettu.

Erityistilanteet

• Ulkomailta muuttava hakija: suomalaisia luottotietoja ei välttämättä ole. Pyydä muuta selvitystä, kuten työsopimus, aiemman vuokranantajan suositus tai takaaja. Kansalaisuus tai alkuperä ei ole hyväksyttävä hylkäysperuste.
• Opiskelija: maksukyvyn voi osoittaa esimerkiksi opintotuen ja asumistuen päätöksillä. Opiskelijan tukimuodoista kerrotaan oppaassa opintotuen asumislisä.
• Kelan vuokravakuus: Kelan maksusitoumus voi korvata rahavakuuden. Se on yleensä kahden kuukauden vuokran suuruinen.
• Takaaja: jos hakija tarjoaa vakuudeksi esimerkiksi vanhemman henkilötakauksen, kirjaa takaajan vastuun määrä ja kesto tarkasti.
• Useampi vuokralainen: yhdessä asuvat aviopuolisot ja avopuolisot vastaavat vuokrasopimuksen velvoitteista yhteisvastuullisesti. Kimppakämpässä sovi selvästi, ovatko kaikki saman sopimuksen osapuolia. Ks. alivuokrasopimus.
• Välittäjä hoitaa valinnan: anna välittäjälle kirjalliset valintaperusteet. Ohje syrjiä on itsessään syrjintää. Vuokralaisen hankinnan kulut, kuten välityspalkkio, vähennetään vuokratulosta. Ks. vuokratulojen verotus.

Jos jokin menee pieleen

Jos hakija katsoo tulleensa syrjityksi, hän voi vaatia vuokranantajalta hyvitystä yhdenvertaisuuslain nojalla, ja syrjinnästä voi tehdä rikosilmoituksen. Vuokranantajana pystyt osoittamaan asiallisen valinnan parhaiten kirjatuilla valintaperusteilla ja muistiinpanoilla siitä, miten jokaista hakijaa arvioitiin.

Jos valittu vuokralainen ei maksa vuokraa tai laiminlyö asunnon hoidon, toimi nopeasti. Vuokrarästeissä vuokranantaja voi purkaa sopimuksen ilman varoitusta, kun laiminlyönti ei ole vähäinen. Purkamisen edellytykset on käyty läpi oppaassa vuokrasopimuksen purkaminen, ja vuokranantajan muut vastuut oppaassa vuokranantajan velvollisuudet.

Usein kysyttyä

Lue myös: Asunnon vuokraaminen · Vuokrasopimus · Muuttotarkastus · Vuokralaisen velvollisuudet