Isännöitsijän valinta – näin taloyhtiö kilpailuttaa isännöinnin

Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön arkea: taloutta, kiinteistön pitoa, kokouksia, korjaushankkeita ja osakkaiden kysymyksiä. Huono valinta näkyy myöhästyneinä tilinpäätöksinä, venyvinä remontteina ja turhautuneina osakkaina. Hyvä isännöitsijä säästää hallituksen aikaa ja yhtiön rahaa.

Tässä oppaassa käydään läpi, milloin isännöinti kannattaa kilpailuttaa, miten kilpailutus tehdään vaihe vaiheelta ja mitä tarjouspyyntöön, isännöintisopimukseen ja tehtäväluetteloon kirjataan. Lopuksi kerrotaan, miten isännöitsijän vaihto viedään läpi hallitusti. Taloyhtiön päätöksenteosta yleisesti kerrotaan oppaassa taloyhtiö – opas osakkaalle.

Kuka valitsee isännöitsijän?

Taloyhtiöllä on aina oltava hallitus, mutta isännöitsijä on vapaaehtoinen. Yhtiöllä on isännöitsijä, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai yhtiökokous niin päättää.

Laki antaa isännöitsijän valinnan hallitukselle. Hallitus myös erottaa isännöitsijän, ja erottaminen tulee voimaan heti, ellei hallitus päätä myöhemmästä ajankohdasta. Isännöintisopimuksen irtisanomisaika ja maksut määräytyvät kuitenkin sopimuksen mukaan.

• Kuka voi olla isännöitsijä: luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö, kuten isännöintiyritys.
• Isännöintiyritys: jos isännöitsijäksi valitaan yritys, sen on ilmoitettava yhtiölle, kenellä on päävastuu isännöinnistä. Lain isännöitsijää koskevia säännöksiä sovelletaan tähän päävastuulliseen isännöitsijään.
• Kelpoisuus: isännöitsijä ei voi olla alaikäinen, konkurssissa oleva tai henkilö, jolle on määrätty edunvalvoja tai jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu. Asuinpaikan tai yrityksen kotipaikan on oltava Euroopan talousalueella, ellei rekisteriviranomainen myönnä poikkeusta.
• Ammattitaito: laki ei vaadi isännöitsijältä tiettyä tutkintoa tai lupaa. Osaaminen on siksi selvitettävä itse.
• Puheenjohtajuus: isännöitsijä voi olla hallituksen puheenjohtaja vain, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai kaikki osakkaat suostuvat siihen.

Hallitus voi viedä valinnan myös yhtiökokouksen päätettäväksi. Laki edellyttää yhtiökokouksen päätöstä toimiin, jotka ovat yhtiön kokoon nähden epätavallisia tai laajakantoisia tai vaikuttavat olennaisesti vastikkeeseen. Jos uusi sopimus nostaisi kuluja tuntuvasti, asian vieminen kokoukselle on perusteltua.

Hallituksen vastuu valinnasta

Hallituksen ja isännöitsijän on toimittava huolellisesti ja edistettävä yhtiön etua. Hallituksen jäsen korvaa vahingon, jonka hän aiheuttaa yhtiölle tätä velvollisuutta rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta.

Huolellinen valinta ei tarkoita halvinta tarjousta. Se tarkoittaa, että hallitus selvittää vaihtoehdot, vertaa niitä samoilla perusteilla ja kirjaa päätöksen perustelut pöytäkirjaan. Dokumentoitu prosessi suojaa myös hallituksen jäseniä, kun yhtiökokous päättää vastuuvapaudesta.

Jos isännöitsijänä on isännöintiyritys, isännöitsijän aiheuttamasta vahingosta vastaavat sekä yritys että päävastuullinen isännöitsijä.

Esteellisyys ja eturistiriidat

Hallituksen jäsen ei saa osallistua sellaisen sopimuksen käsittelyyn, joka tehdään hänen ja yhtiön välillä. Hän ei saa osallistua myöskään yhtiön ja ulkopuolisen väliseen sopimukseen, jos hänellä on siitä odotettavissa olennaista etua, joka voi olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa.

Esteellistä jäsentä ei lasketa mukaan, kun arvioidaan, onko hallitus päätösvaltainen. Samat esteellisyyssäännöt koskevat isännöitsijää.

Isännöinnin kilpailutuksessa eturistiriita voi syntyä esimerkiksi näissä tilanteissa:

• Hallituksen jäsen työskentelee tarjoavassa isännöintiyrityksessä tai omistaa sen osakkeita.
• Osakas tarjoutuu yhtiön isännöitsijäksi ja istuu samalla hallituksessa.
• Hallituksen jäsenellä on muu henkilökohtainen etu jonkin tarjoajan valinnasta.
• Nykyinen isännöitsijä valmistelee kilpailutusta, jossa hänen oma yrityksensä on tarjoajana.

Pyydä tarjoajilta tieto siitä, kuuluuko isännöintiyritys samaan konserniin huolto-, rakennuttamis- tai remonttiyritysten kanssa. Kirjaa sopimukseen, että isännöitsijä kertoo hallitukselle etukäteen, jos yhtiölle ehdotettu toimittaja on isännöintiyrityksen kanssa samaa konsernia tai maksaa sille palkkioita.

Isännöitsijän tehtävät laissa

Asunto-osakeyhtiölain 7 luku määrittelee isännöitsijän perustehtävät. Sopimus ja tehtäväluettelo kertovat, miten tehtävät hoidetaan ja mitä niistä maksetaan. Sopimuksella ei kuitenkaan voi siirtää pois hallituksen omaa vastuuta.

Tehtävä	Mitä laki sanoo
Kiinteistön pito ja päivittäinen hallinto	Isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden mukaan.
Kirjanpito ja varainhoito	Isännöitsijä vastaa siitä, että kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty.
Tiedot hallitukselle	Isännöitsijän on annettava hallitukselle ja sen jäsenille tiedot, joita hallitus tarvitsee tehtäviinsä.
Laajakantoiset toimet	Epätavallisiin tai laajakantoisiin toimiin isännöitsijä tarvitsee hallituksen valtuutuksen. Kiireellisessä tilanteessa hän voi toimia itse, mutta hallitukselle on kerrottava asiasta mahdollisimman pian.
Hallituksen kokoukset	Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä ja käyttää puhevaltaa, ellei hallitus päätä toisin.
Edustaminen	Isännöitsijä voi edustaa yhtiötä asioissa, jotka kuuluvat hänen tehtäviinsä.
Isännöitsijäntodistus	Isännöitsijän on pyynnöstä annettava isännöitsijäntodistus tai päivitettävä osakeryhmän tiedot huoneistotietojärjestelmään. Niistä voidaan periä hallituksen hyväksymä kohtuullinen maksu.
Kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset	Hallituksen on pidettävä luetteloa osakkaiden ilmoituksista, säilytettävä ne huoneistokohtaisesti ja toimitettava tiedot Maanmittauslaitokselle. Käytännössä työ tehdään isännöinnissä.
Pääsy huoneistoon	Isännöitsijällä on oikeus päästä huoneistoon kunnon valvontaa ja kunnossapitotöitä varten osakkaalle sopivana aikana.

Yhtiön on lisäksi päivitettävä huoneistotietojärjestelmän tekniset ja taloudelliset tiedot vähintään kerran vuodessa kuukauden kuluessa varsinaisesta yhtiökokouksesta. Tiedot päivitetään myös esimerkiksi vastikkeisiin vaikuttavan yhtiökokouspäätöksen jälkeen.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa esitettävä viiden vuoden kunnossapitotarveselvitys on hallituksen vastuulla, mutta isännöitsijä valmistelee sen yleensä. Asuinrakennukseen, jossa on vähintään kolme asuinhuoneistoa, on myös laadittava pelastussuunnitelma. Todistuksen sisällöstä kerrotaan oppaassa isännöitsijäntodistus.

Milloin isännöinti kannattaa kilpailuttaa?

Laki ei velvoita kilpailuttamaan isännöintiä määräajoin. Hallituksen huolellisuusvelvollisuus kuitenkin edellyttää, että palvelun hintaa ja laatua seurataan. Kilpailutus on paikallaan ainakin näissä tilanteissa:

• Tilinpäätös, talousarvio tai kokousaineisto valmistuu toistuvasti myöhässä.
• Viesteihin vastataan hitaasti, tai hallitus joutuu tekemään isännöitsijän töitä.
• Isännöintiyritys ilmoittaa hinnankorotuksesta, jota hallitus ei pidä perusteltuna.
• Nimetty isännöitsijä vaihtuu usein, tai yritys on myyty tai sulautettu.
• Edessä on iso hanke, kuten putkiremontti tai julkisivuremontti, eikä nykyisellä isännöinnillä ole siitä kokemusta.
• Sopimus on tehty vuosia sitten, eikä tehtäviä ole päivitetty vastaamaan nykyisiä velvoitteita.
• Osakkaat ovat tyytymättömiä, ja asia nousee esiin yhtiökokouksessa.

Kilpailutus ei velvoita vaihtamaan isännöitsijää. Moni hallitus kilpailuttaa ja jatkaa nykyisen kanssa uusin ehdoin, kun vertailu osoittaa palvelun olevan kilpailukykyinen.

Isännöinnin vaihtoehdot

Malli	Sopii	Huomioi
Isännöintiyritys	Useimmille kerros- ja rivitaloyhtiöille	Vertaa tarkasti, mitä kiinteä palkkio sisältää ja kuka on nimetty isännöitsijä.
Yksityinen tai osa-aikainen isännöitsijä	Pienille yhtiöille, joissa ei ole isoja hankkeita	Sovi sijaisuuksista, kirjanpidon hoidosta ja vastuuvakuutuksesta.
Ei isännöitsijää	Pienille yhtiöille, joiden hallitus on aktiivinen	Hallitus hoitaa tehtävät itse. Isännöitsijäntodistuksen antaa hallituksen puheenjohtaja.
Isännöinti ja taloushallinto erikseen	Yhtiöille, jotka haluavat valita kirjanpidon erikseen	Kirjaa molempiin sopimuksiin vastuunjako ja tiedonkulku.

Kilpailutus vaihe vaiheelta

1. Arvioi nykytila. Kirjaa, mikä nykyisessä isännöinnissä toimii ja mikä ei. Kysy tarvittaessa osakkailta palautetta.
2. Määrittele tarve. Päätä palvelutaso: kokousten määrä, raportoinnin tiheys, tavoitettavuus ja tulevien vuosien hankkeet.
3. Kokoa yhtiön perustiedot. Tarjoajat tarvitsevat tiedot rakennuksista, huoneistoista, sopimuksista ja hankkeista.
4. Laadi tehtäväluettelo. Merkitse jokaiseen tehtävään, kuuluuko se kiinteään palkkioon vai laskutetaanko se erikseen.
5. Valitse tarjoajat. Pyydä tarjous useammalta yritykseltä. Kysy kokemuksia naapuriyhtiöiltä ja tarkista yritysten tiedot YTJ:stä.
6. Lähetä sama tarjouspyyntö kaikille. Anna riittävästi vastausaikaa ja kerro vertailuperusteet etukäteen.
7. Vertaa tarjoukset taulukossa. Muunna erikseen laskutettavat tehtävät arvioiduksi vuosikustannukseksi.
8. Haastattele 2–3 parasta. Haastattele sitä isännöitsijää, joka hoitaisi juuri teidän yhtiötänne.
9. Tarkista referenssit. Soita vähintään kahteen nykyiseen asiakasyhtiöön.
10. Neuvottele ja päätä. Käy sopimusluonnos läpi kohta kohdalta. Tee päätös hallituksen kokouksessa ja kirjaa perustelut pöytäkirjaan. Esteellinen jäsen ei osallistu käsittelyyn.
11. Irtisano vanha sopimus ja sovi siirtymästä. Laadi siirtosuunnitelma ennen kuin uusi sopimus alkaa.

Varaa prosessiin aikaa. Kun mukaan lasketaan tarjousten käsittely, irtisanomisaika ja siirtymä, vaihto vie useita kuukausia. Ajoita vaihto niin, ettei se osu tilinpäätöksen ja varsinaisen yhtiökokouksen valmisteluun.

Tarjouspyynnön muistilista

Isännöintisopimus ja tehtäväluettelo

Isännöintisopimus on yhtiön ja isännöitsijän välinen palvelusopimus. Taloyhtiö ei ole kuluttaja, joten kuluttajansuojalaki ei suojaa yhtiötä, eikä Kuluttajariitalautakunta käsittele taloyhtiön nimissä tehtyjä sopimuksia. Sopimuksen ehdot ratkaisevat siksi paljon.

Monessa sopimuksessa viitataan isännöintialan yleisiin sopimusehtoihin. Ne ovat alan järjestöjen laatimia vakioehtoja, eivät lakia, ja ne sitovat vain, jos ne liitetään sopimukseen. Lue ehdot ennen allekirjoitusta, koska ne vaikuttavat osapuolten oikeuksiin ja velvollisuuksiin.

Mitä sopimukseen kirjataan

• osapuolet sekä nimetty päävastuullinen isännöitsijä ja hänen varahenkilönsä
• sopimuksen alkamispäivä, kesto ja irtisanomisaika
• tehtäväluettelo liitteenä: mitkä tehtävät kuuluvat kiinteään palkkioon ja mitkä laskutetaan erikseen
• erikseen laskutettavien tehtävien hinnasto
• hinnantarkistusehto: milloin ja millä perusteella hintaa saa korottaa ja miten korotuksesta ilmoitetaan
• palvelutaso: tavoitettavuus, vastausajat ja raportointi
• hankintojen periaatteet: kilpailuttaminen, hyväksymisrajat ja eturistiriitojen ilmoittaminen
• pankkitilien käyttöoikeudet ja maksujen hyväksyntä, esimerkiksi kahden hyväksyjän periaate
• henkilötietojen käsittelysopimus
• vastuuvakuutus
• asiakirjojen ja tietojen luovutus sopimuksen päättyessä sekä siirtymätöiden hinta
• erimielisyyksien ratkaiseminen.

Tehtäväluettelon pääkohdat

Tehtäväalue	Esimerkkejä	Sovi erikseen
Hallinto ja kokoukset	Hallituksen kokousten valmistelu ja pöytäkirjat, yhtiökokoukset ja kokouskutsut, päätösten toimeenpano	Montako kokousta kiinteä palkkio sisältää ja mitä ylimääräinen kokous maksaa
Talous	Talousarvio, vastikelaskelmat, tilinpäätöksen valmistelu, maksuliikenne ja budjettiseuranta	Hoidetaanko kirjanpito isännöinnissä vai erillisessä tilitoimistossa
Perintä	Maksumuistutukset, maksusuunnitelmat ja siirto perintään	Missä vaiheessa asia viedään hallitukselle, perintään tai hallintaanottoon
Kiinteistönpito	Huoltoyhtiön ohjaus ja valvonta, vikailmoitusten seuranta, kiinteistökierrokset, energiankulutuksen seuranta	Kierrosten määrä ja raportointi
Kunnossapidon suunnittelu	Kunnossapitotarveselvitys, pitkän tähtäimen suunnitelma, kuntoarvioiden tilaaminen	Tilataanko kuntoarviot ulkopuolisilta ja kuka ne maksaa
Hankkeet	Korjaushankkeiden valmistelu, kilpailutus ja valvonta	Hankepalkkion peruste ja milloin palkataan ulkopuolinen rakennuttaja
Osakaspalvelu	Muutostyöilmoitukset, vahinkoasiat, tiedotteet ja kysymyksiin vastaaminen	Mitä osakkaalta laskutetaan ja millä hinnalla
Rekisterit ja todistukset	Isännöitsijäntodistukset, huoneistotietojärjestelmän päivitykset, kaupparekisteri-ilmoitukset	Osakkailta perittävät maksut, jotka hallitus hyväksyy
Vakuutukset ja vahingot	Kiinteistövakuutuksen kilpailutus ja vahinkojen hoito	Vahinkojen käsittelyn veloitus
Turvallisuus	Pelastussuunnitelman ylläpito sekä yhteisten tilojen ja poistumisteiden seuranta	Kenelle huoltoyhtiön havainnot raportoidaan

Mistä isännöinnin hinta muodostuu

Hinta koostuu yleensä kiinteästä kuukausipalkkiosta ja erikseen laskutettavista tehtävistä. Kiinteä palkkio riippuu esimerkiksi huoneistojen määrästä, rakennusten määrästä ja yhtiön monimutkaisuudesta. Erikseen laskutetaan usein ylimääräisiä kokouksia, hankkeiden hallintoa, perintää ja laajoja selvityksiä.

Halpa kuukausipalkkio voi tulla kalliiksi, jos lähes kaikki laskutetaan erikseen. Vertaa siksi aina arvioitua vuosikustannusta, älä pelkkää kuukausihintaa.

Vertailutaulukko

Kokoa tarjoukset taulukkoon, jossa jokaisella kriteerillä on painoarvo. Kerro painoarvot tarjoajille jo tarjouspyynnössä, jolloin vertailu on avoin ja perusteltavissa.

Kriteeri	Mitä vertaat	Esimerkkipaino
Vuosikustannus	Kiinteä palkkio ja arvioidut lisätehtävät yhteensä	35 %
Nimetty isännöitsijä	Kokemus vastaavista yhtiöistä, koulutus ja hoidettavien yhtiöiden määrä	20 %
Palvelutaso	Tavoitettavuus, vastausajat ja sijaisjärjestelyt	15 %
Hankeosaaminen	Kokemus tulevan hankkeen kaltaisista korjauksista	10 %
Raportointi ja järjestelmät	Budjettiseuranta, sähköinen arkisto ja osakasviestintä	10 %
Sopimusehdot	Kesto, irtisanomisaika, hinnantarkistus ja luovutusehdot	10 %

Painot ovat esimerkkejä. Pienessä yhtiössä, jossa ei ole isoja hankkeita, hinnalle voi antaa enemmän painoa. Putkiremonttia valmistelevassa yhtiössä hankeosaaminen on tärkeämpää.

Haastattelu- ja referenssikysymykset

Haastattelussa selviää, miten isännöitsijä toimii käytännössä. Pyydä paikalle se henkilö, joka hoitaisi yhtiötänne, ei pelkkää myyntiedustajaa.

• Montako taloyhtiötä hoidat nyt, ja montako kokousiltaa sinulla on vuodessa?
• Kuka hoitaa asiamme, kun olet lomalla tai sairaana?
• Miten toimit, kun vesivahinko sattuu perjantai-iltana?
• Millaisen talousraportin hallitus saa sinulta, ja kuinka usein?
• Miten valmistelet kunnossapitotarveselvityksen ja pitkän tähtäimen suunnitelman?
• Kerro viimeisimmästä korjaushankkeesta, jonka hoidit. Mikä onnistui ja mikä ei?
• Miten kilpailutat urakat ja palvelut, ja miten vältät eturistiriidat?
• Kauanko osakkaan muutostyöilmoituksen käsittely kestää?
• Miten varmistat, että huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat ajan tasalla?
• Mitä tekisit ensimmäisten kolmen kuukauden aikana yhtiössämme?
• Mitä odotat hallitukselta?

Kysy referenssiyhtiöltä

• Valmistuvatko tilinpäätös ja yhtiökokousaineisto ajallaan?
• Vastaako isännöitsijä viesteihin sovitussa ajassa?
• Pysyikö viimeisin korjaushanke budjetissa ja aikataulussa?
• Onko laskutuksessa tullut yllätyksiä?
• Onko isännöitsijä vaihtunut sopimuskauden aikana?
• Valitsisitteko saman isännöinnin uudelleen?

Pätevyys, auktorisointi ja sertifikaatit

Laki asettaa isännöitsijälle vain yleiset kelpoisuusehdot. Ammattitaitoa arvioidaan koulutuksen, kokemuksen, referenssien ja haastattelun perusteella. Alalla on oma ammatillinen tutkinto, isännöinnin ammattitutkinto.

Alan järjestöillä on lisäksi omia laatujärjestelmiä. Isännöinnin auktorisointia hallinnoi ISA ry, jonka taustalla ovat isännöintiyrityksiä edustava Isännöintiliitto ja taloyhtiöitä edustava Kiinteistöliitto. Auktorisoinnin voi saada isännöintiyritys tai henkilö, jonka nimike on silloin auktorisoitu isännöitsijä. Järjestelmään kuuluvat alan eettiset ohjeet ja valvontamenettely.

Auktorisointi on alan oma järjestelmä, ei lakisääteinen vaatimus. Se kertoo, että yritys tai henkilö on täyttänyt järjestelmän ehdot, mutta ei takaa yksittäisen isännöitsijän työn laatua. Toimialajärjestöt ajavat jäsentensä etua, joten pidä auktorisointia yhtenä vertailutekijänä muiden joukossa. Ratkaisevia ovat nimetyn isännöitsijän osaaminen, työmäärä ja referenssit.

Laatu ja raportointi

Sovi sopimuksessa, millä mittareilla laatua seurataan. Pidä isännöitsijän kanssa kehityskeskustelu vähintään kerran vuodessa ja käy mittarit siinä läpi.

Mittari	Mistä hyvän isännöinnin tunnistaa
Talousraportointi	Hallitus saa budjettiseurannan sovitusti, esimerkiksi neljännesvuosittain, ja poikkeamat selitetään.
Tilinpäätös ja yhtiökokous	Aineisto on valmis ajoissa, jotta varsinainen yhtiökokous voidaan pitää laissa säädetyssä kuuden kuukauden määräajassa.
Vastausajat	Osakkaiden ja hallituksen viesteihin vastataan sovitussa ajassa.
Isännöitsijäntodistukset	Todistukset ja huoneistotietojärjestelmän päivitykset tehdään viipymättä.
Kunnossapidon suunnitelmallisuus	Kunnossapitotarveselvitys on ajan tasalla, ja korjaukset tehdään suunnitellusti eikä vasta vahinkojen jälkeen.
Hankinnat	Isot hankinnat kilpailutetaan, ja hallitus saa vertailun päätöksensä pohjaksi.
Energia ja kulutus	Kulutusta seurataan ja poikkeamiin reagoidaan.

Yhtiön taloudesta ja vastikkeiden rakenteesta kerrotaan oppaassa yhtiövastike.

Isännöitsijän vaihto ja siirtymä

Vaihdon onnistuminen ratkeaa siirtymässä. Laadi kirjallinen siirtosuunnitelma, jossa sovitaan aikataulu, vastuuhenkilöt ja luovutettavat aineistot. Pyydä uudelta isännöitsijältä apua, sillä hänellä on kokemusta siirroista.

1. Irtisano vanha sopimus kirjallisesti sopimuksen mukaisesti ja kirjaa irtisanomispäivä pöytäkirjaan.
2. Sovi luovutuspäivä ja luovutuskokous molempien isännöitsijöiden kanssa.
3. Tee muutosilmoitus kaupparekisteriin. Isännöitsijän tiedot merkitään kaupparekisteriin, ja muutoksesta on ilmoitettava viivytyksettä.
4. Siirrä pankkitilien ja maksuliikenteen valtuudet ja poista vanhan isännöitsijän käyttöoikeudet.
5. Siirrä sähköiset järjestelmät, kuten arkisto, osakasrekisteri ja huoneistotietojärjestelmän asiointi.
6. Käy avoimet asiat läpi: vahingot, reklamaatiot, takuuajat, perintäasiat, käynnissä olevat hankkeet ja sopimusten irtisanomisajat.
7. Tiedota muutoksesta osakkaille, asukkaille, huoltoyhtiölle, urakoitsijoille, vakuutusyhtiölle ja pankille.
8. Varmista henkilötietojen palautus tai poisto. Henkilötietojen käsittelijän on palautettava tai poistettava yhtiön henkilötiedot palvelun päätyttyä yhtiön ohjeiden mukaan.
9. Allekirjoita luovutuspöytäkirja, johon puuttuvat aineistot kirjataan määräaikoineen.

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus ja kirjanpidot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään kuusi vuotta. Varmista, että koko säilytettävä aineisto siirtyy yhtiölle tai uudelle isännöitsijälle.

Henkilötiedot ja tilaajavastuu

Isännöintiyritys käsittelee taloyhtiön lukuun osakkaiden ja asukkaiden henkilötietoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan taloyhtiö on silloin rekisterinpitäjä ja isännöintiyritys henkilötietojen käsittelijä. Käsittelystä on sovittava kirjallisesti, ja sopimuksen puuttuminen on tietosuoja-asetuksen vastaista.

Käsittelysopimuksessa sovitaan muun muassa käsittelyn tarkoituksesta, tietoturvasta, alikäsittelijöiden käytöstä ja tietojen palauttamisesta tai poistamisesta sopimuksen päättyessä. Taloyhtiö voi joutua vastuuseen, jos käsittelijä rikkoo tietosuojasääntelyä.

Asunto-osakeyhtiö on kaupparekisteriin merkittävä yhteisö, joten se on tilaajavastuulain tarkoittama tilaaja. Laki koskee alihankintaa, jossa ulkopuolisen yrityksen työntekijät työskentelevät tilaajan tiloissa tai työkohteessa, kun sopimuksen arvo on vähintään 9 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Pyydä selvitykset ennen sopimusta joka tapauksessa. Ne kertovat, hoitaako yritys lakisääteiset velvoitteensa. Selvityksistä kerrotaan tarkemmin oppaassa huoltoyhtiön valinta.

Yleiset virheet

• Tarjouspyynnöt ovat erilaisia, jolloin tarjouksia ei voi verrata.
• Vertailu tehdään pelkän kuukausipalkkion perusteella.
• Haastattelussa tavataan vain myyjä, ei yhtiön tulevaa isännöitsijää.
• Tehtäväluettelo jää liittämättä sopimukseen, ja jokaisesta lisätyöstä riidellään jälkikäteen.
• Pitkä irtisanomisaika ja automaattinen hinnankorotus hyväksytään lukematta.
• Esteellinen hallituksen jäsen osallistuu päätökseen.
• Henkilötietojen käsittelysopimus unohtuu.
• Siirtymää ei suunnitella, ja aineistoa jää vanhalle isännöitsijälle.
• Kaupparekisterin muutosilmoitus ja pankkivaltuuksien päivitys unohtuvat.

Jos menee pieleen

• Isännöitsijä laiminlyö tehtäviään: anna kirjallinen huomautus, yksilöi puutteet ja aseta korjaukselle määräaika. Kirjaa asia hallituksen pöytäkirjaan.
• Tilanne ei korjaannu: hallitus voi erottaa isännöitsijän heti. Sopimuksen irtisanominen tai purkaminen tehdään sopimuksen ehtojen mukaisesti.
• Yhtiölle aiheutuu vahinkoa: isännöitsijä korvaa vahingon, jonka hän on aiheuttanut tehtävässään huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuudesta. Isännöintiyrityksen kohdalla vastuussa ovat yritys ja päävastuullinen isännöitsijä. Riita ratkaistaan viime kädessä käräjäoikeudessa.
• Epäilet väärinkäytöstä: pyydä tilintarkastajaa tai toiminnantarkastajaa selvittämään asia ja tee tarvittaessa rikosilmoitus poliisille.
• Vanha isännöitsijä ei luovuta aineistoa: vaadi luovutusta kirjallisesti määräpäivään mennessä. Yhtiön asiakirjat ja kirjanpitoaineisto kuuluvat yhtiölle.
• Osakkaana olet tyytymätön: kerro asiasta hallitukselle kirjallisesti. Voit vaatia asian käsittelyä yhtiökokouksessa ja vaikuttaa hallituksen valintaan.

Usein kysyttyä

Lue myös: Taloyhtiö · Isännöitsijäntodistus · Kunnossapitovastuu · Huoltoyhtiön valinta